Lograr que la gestión de la información funcione no es responsabilidad de los administrativos, ni tampoco es cuestión de que las cifras cuadren, o que los informáticos mantengan los sistemas correctamente como se ha creído durante mucho tiempo. La gestión de la información debe ser un aspecto fundamental del núcleo de la estrategia de la empresa y puede ser una ventaja competitiva respecto de la competencia.
La innovación es cada vez más compleja y cuando esta se consigue cada vez es más fácil copiarla. Asistimos pues a un acortamiento de los ciclos de negocio, el plazo de tiempo entre la idea y la comercialización que antes se media en años, ahora se mide en semanas. Las empresas operan en mercados cada vez más competitivos con productos similares. La supervivencia y la rentabilidad exigen de una comprensión instantánea del entorno, una innovación constante y tomar decisiones a tiempo real. Mantener la rentabilidad, objetivo principal de los accionistas es cada vez más difícil.
¿Como podemos obtener más rentabilidad de nuestras empresas?, una parte importante de la solución reside en la gestión de la información.
El volumen de información con la que se trabaja y que esta en constante circulación hoy en día es enorme y la tendencia es que siga creciendo de forma exponencial, pongamos algunos ejemplos:
· a nivel mundial se envían 35.000 millones de correos diariamente, lo que genera 400.000 terabytes de nueva información cada año.
· La mensajería instantánea genera 5.000 millones de mensajes diarios (750 GB) o 274 terabytes al año.
Uno de los factores que han contribuido más a que la información circule cada vez a mayor velocidad y cada vez con mayor volumen ha sido el poder acceder a la información des de cualquier lugar. La evolución de dispositivos móviles y la evolución de las tecnologías de comunicación de voz y datos han permitido hacer llegar la información ubicada en un lugar a cualquier punto del planeta.
No sólo se esta transportando un gran volumen de información a un enorme número de personas, si no que además se esta produciendo un cambio en el uso de esa información por parte de quien la recibe, como dice Jonathan Swartz, presidente de Sun Microsystems, que ha desarrollado lo que el denomina la economía de la participación, «estamos entrando en una era en que las personas están participando en lugar de tan sólo recibir información».
De todas maneras no hay que perder de vista que disponer de datos no es lo mismos que disponer de información, los datos han de interpretarse y transformarse en conocimiento, en información útil para la toma de decisiones.
Este enorme volumen de información se ha gestionar, las consecuencias de que este poder no se utilice adecuadamente puede ser aterrador. Hay 30 millones de iPods en circulación con modelos que disponen de una capacidad de almacenamiento de hasta 30 GB, un aparato aparentemente inofensivo puede convertirse en una herramienta de robo de datos, bautizado por el experto en seguridad Abe Usher con el nombre de «pod slurping» (robo de información por USB). En una hora y con un iPod se podrían cargar 20.000 archivos de una docena de ordenadores.
La gestión de la información ya no es sólo una estructura de apoyo accesorio, sino que en un entorno empresarial en el que se penaliza la ineficiencia y la lentitud, la información a pasado a ser la base esencial del rendimiento corporativo.
Las empresas tienen que ser más rápidas e inteligentes que nunca, tienen que ser más innovadoras y adaptables, tienen que lograr más con menos: más crecimiento con menos recursos, más beneficios en un plazo más breve de tiempo para mantenerse como líderes del mercado. La base común necesaria para obtener todo ello es la información. Los responsables de la toma de decisiones deben tener acceso en tiempo real a toda la información sobre temas que afectan a sus decisiones. Se ha de ser capaz de extraer el máximo valor de la información que se posee de los proveedores, clientes, competidores y mercados globales, los llamados grupos de interés de la empresa. Esta información es fundamental para saber lo que el mercado quiere, suministrárselo de la forma más eficiente posible y proporcionárselo de manera que maximice su posición en el mercado.
El modo en que la información se obtiene, valida, almacena, accede y distribuye, son cuestiones fundamentales para la supervivencia y rentabilidad de la organización. El éxito de una empresa en la gestión de un intangible como la información es fruto de la combinación de la infraestructura, los procesos, el equipo humano y la cultura, todos ellos colaborando de forma coordinada. Podemos considerar que la madurez de una empresa es fruto de la coordinación y combinación de estos cuatro elementos. Como muy bien se explica en el libro «La Revolución de la Información» de Jim Davis, Gloria J. Miller y Allan Russell de SAS Internatinal, podemos hablar de un modelo de evolución de la información basándose en 5 niveles en función de la combinación de estos cuatro elementos
Se describen 5 niveles evolutivos: Cinco fases para maximizar el valor de la información
1. Nivel operativo, se caracteriza por la propiedad y control de datos individuales para poder hacer frente a los problemas funcionales del día a día.
2. Nivel de consolidación, la perspectiva individual es sustituida por estándares, unidades de medida y perspectivas a nivel departamental o funcional.
3. Nivel de integración, se extiende la perspectiva del nivel anterior a una perspectiva a nivel de toda la empresa.
4. Nivel de optimización, la organización conoce y se alinea con el mercado adaptándose constantemente mediante la aplicación de nuevas perspectivas de predicción sobre clientes, proveedores y asociados.
5. Nivel de innovación, en el que se estimula el crecimiento sostenible y la creatividad y renovación permanente.
Cada uno de estos niveles es un precursor natural y necesario del nivel inmediato superior, cada nivel superior abarca y sobrepasa los niveles previos.
La situación más habitual de las empresas pasa por compartimentar y dividir la información y la responsabilidad de su utilización:
Marketing tienen sus sistemas y sus propias bases de datos que no se intercomunican con los sistemas y bases de datos de Operaciones. Operaciones necesita medios, pero Recursos Humanos no puede permitir que nadie entre en sus dominios. Finanzas no conoce el coste real de los procesos de la compañía. En esta situación las decisiones se toman de forma miope e intuitiva, basadas en la experiencia. En una realidad tan competitiva como la actual no es este un buen camino para mantenerse bien posicionado en el entorno.
Lo principal es detectar en que situación se encuentra su empresa y redefinir el modo en que la información se almacena y fluye por la organización. La ruta hacia el ideal es un proceso evolutivo de adaptación progresiva que crea las cualidades necesarias para la supervivencia.
En este sentido una manera de afrontar la crisis sin grandes inversiones seria reflexionar en este sentido y sacar el máximo provecho de la información que ya disponemos y tomar acciones al respecto que impliquen aportación de valor para sus clientes. ¿Cómo lo podemos hacer?:
El conocimiento de nuestra organización (procesos, equipo humano y cultura), de nuestro entorno (clientes, proveedores y asociados) són fundamentales para identificar en que nivel evolutivo nos encontramos.
Este conocimiento apoyado con herramientas de anàlisi de la información, nos permitiran operar de una manera más productiva y eficaz.
Reflexionar sobre nosotros mismos y tomar consciencia de nuestros puntos fuertes (Oportunidades) y puntos débiles (Amenazas) nos puede ayudar a ser más competitivos.
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