¿Estoy preparado para externalizar?

outsourcingLa externalización o “outsourcing” es una práctica que cada vez se esta utilizando más sobre aquellas áreas de la empresa que no se considerar directamente de negocio pero que a la vez pueden ser muy importantes cómo ámbitos de soporte para la consecución de los objetivos que nos hemos propuesto.

La externalización de parte de nuestra actividad nos puede aportar diversos beneficios:

  • Convertir un coste que normalmente suele ser de estructura en un coste variable.
  • Un coste que suele ser indirecto convertirlo en directo.
  • Pasamos a gestionar un proveedor más. Con las ventajas e inconvenientes que ello conlleva.

Pero a la vez puede conllevar una serie de riesgos que hay que tener en cuenta a la hora de convertir una actividad propia en una actividad realizada por un tercero.

En la actualidad muchas empresas se encuentran en la tesitura de plantearse externalizar parte de su actividad para intentar así reducir sus costes de estructura y liberar determinados recursos que se pueden reasignar actividades que aporten más valor a la empresa.

Una vez hemos decidido externalizar una función específica de nuestra empresa, deberíamos preguntarnos si realmente estamos preparados para ello.

Si es el caso proponemos una autoevaluación para reflexionar si estamos preparados para llevar a cabo este proceso de externalización con todas las consecuencias que ello puede comportar:

1. Conocer el negocio propio

¿Tenemos un conocimiento suficiente de los costes como para comparar los datos de rendimiento con otras alternativas? ¿Podrá gestionar bien la cultura de la organización el concepto de externalización? ¿Qué pensarán los miembros del consejo o la alta dirección?

2. Análisis estratégico

¿Está claro cómo encaja la externalización en la planificación estratégica y competitiva a largo plazo de la empresa, sobre todo teniendo en cuenta los posibles cambios a gran escala, como fusiones y adquisiciones, cumplimiento de normas, expansión geográfica, etc.? ¿Hasta qué punto y qué tipo de flexibilidad le gustaría o necesitaría? ¿Qué alternativas tiene a la externalización?

3. Beneficios para el negocio

¿Es posible definir en una sola frase los beneficios que la externalización aportaría al negocio? ¿Tiene claras las prioridades entre las capacidades para conseguir flexibilidad, recortar costes o gestionar el riesgo? ¿Ha identificado beneficios? ¿Podría un proveedor garantizar la totalidad o parte de los beneficios que se espera de la externalización?

4. Límites al alcance

¿Qué capacidades estaría dispuesto a externalizar? ¿Sería un proyecto piloto o externalizaría toda la función del negocio el primer día? ¿Qué pasaría con los bienes, los retendría o los vendería? ¿Cómo los valoraría? ¿Valen potencialmente más de lo que piensa?

5. Proceso de oferta y opciones de suministro de servicios

¿Desea trabajar con un único proveedor? ¿Entiende las cuestiones que suscita un modelo de proveedores múltiples, como pueden ser la gestión adicional de tiempo y costes? ¿Qué función desempeñaría la deslocalización y que riesgos presentaría? ¿Tiene alguna preferencia por el destino al que vaya su volumen de trabajo? Si finalmente se decanta por un único proveedor, ¿cómo puede explicar al consejo o a los grupos de interesados que el precio negociado es justo y acorde con el mercado? ¿Con qué rapidez podría concluir el proceso?

6. Planificación global de la comunicación

¿Con quién necesita comunicarse? ¿Ha establecido una estrategia para hacerlo? ¿Cómo garantizará que se transmite un único mensaje consistente a todos los grupos de interesados? ¿Cómo mantendrá el silencio hasta que se tome una decisión final a la vez que irá propagando los datos y hechos necesarios para producir una oferta y llevar a cabo entrevistas con los proveedores? ¿Cuáles son los mensajes clave que hay que transmitir para mantener la motivación? ¿Qué haría en caso de que se produjera una filtración de información?

7. Capacidades del equipo

¿Qué capacidades necesitará en cada fase del proceso de acuerdo, incluida la gestión del contrato? ¿Cómo adquirirá capacidades especializadas de apoyo en las áreas y en qué fase del proceso? ¿Cómo garantizará la motivación del equipo y la retención a largo plazo del equipo de gestión del contrato? ¿Tiene el departamento fiscal de la empresa el conocimiento necesario para analizar las implicaciones de la estructura actual y futura o necesitará a un tercero para conseguir ayuda?

8. Garantizar la consecución de beneficios

Según las estadísticas, sólo la mitad de los contratos de externalización ofrecen los beneficios previstos, así que, ¿cómo garantizar que la empresa se encuentre dentro de ese porcentaje? ¿Qué ocurre cuando la demanda de una empresa cambia las prioridades de servicio, el perfil de inversión o los volúmenes? ¿Cómo llevar a cabo el control, la evaluación y la compensación de cambios? ¿Puede subir el baremo contractualmente y basándose en qué criterios?

9. Compromiso de gestionar para siempre

La gestión continua de las relaciones es crucial, pero ¿está personalmente preparado para invertir el suficiente tiempo y recursos en esa gestión? ¿Es realmente una responsabilidad ejecutiva? ¿Cómo motivará al equipo que mantiene y cómo evitará que piense que su carrera profesional no tiene alicientes? ¿Qué información necesitará para controlar su propia motivación y también la del proveedor?

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